Endrer rutiner, regelverk og organisering

Har evaluert

Norges Golfforbund (NGF) har gjennomført en omfattende evaluering av årets turneringssesong, der også arrangørklubbene har kommet med konkrete tilbakemeldinger.

Selv om tilbakemeldingene samlet sett er positive, gikk sommerens nyvinning, NM Match, ikke som forventet. Dette resulterte blant annet i at kåringen av en vinner i herreklassen måtte utsettes.

En egen rapport om dette ble fremlagt for styret på første styremøtet etter sommeren. Konklusjonen er at systemet ikke fungerer godt nok. NGF påpeker særlig følgende nøkkelfaktorer:

1: Nytt spillformat i prestisjeturnering
NM Match med formatet som ble spilt var et nytt konsept. Selv om administrasjonen hadde brukt mye tid på å sette opp mulige scenarier for utfall, kan det stilles spørsmål ved om en turneringsform skal få en så høy status som en NM-tittel uten å være utprøvd i praksis.

2: Administrasjonens tilstedeværelse
NGFs administrasjon er ikke bemannet for å være til stede til enhver tid under alle forbundsturneringer. Hver turnering har derfor en «tournament director» (TD), som også er NGFs representant. Å overlate gjennomføringen av uprøvde spillformer til frivillige ressurser setter disse i unødvendig vanskelig situasjon.

3: Rutiner for avvikling
Til tross for at det var løpende kontakt mellom TD/turneringsledelse og representanter fra NGFs administrasjon under turneringen, var denne kommunikasjonen ikke god nok til at administrasjonen fanget opp situasjonen som oppsto tidsnok. Dermed fikk heller ikke turneringsledelsen den backup de trengte.

Under NM Match ble det lagt inn to protester. Ettersom det ikke finnes klare retningslinjer for hva som er å anse som en formell protest i golfturneringer, hverken nasjonalt eller internasjonalt, tok behandlingen av disse protestene for lang tid. Hadde slike rutiner vært på plass, ville turneringsledelse og administrasjonen kunne avdekket problemene mens det ennå var tid til å gjøre endringer. Det ville også lettet de vanskelige forholdene turneringsledelsen opplevde under turneringen.

4: Bemanning
NGFs administrasjon er i hovedsak bemannet for å betjene golfklubbene. I situasjoner som hendelsen i NM Match, må derimot også enkeltpersoners ønske om kontakt ivaretas. Antall henvendelser som måtte besvares fra media, gjennom direkte kontakt med utøvere og foresatte, samt i form av innlegg på sosiale medier, var så mange at det ble utfordrende for administrasjonen å håndtere disse raskt og godt nok.

Gjør endringer

Administrasjonen vil i løpet av 2017 og 2018 iverksette tiltak for å unngå at tilsvarende situasjoner oppstår i framtiden. Hovedpunktene i disse tiltakene er:

1: Utarbeide tydeligere retningslinjer for planlegging og gjennomføring av turneringer.
NGF skal tydeliggjøre teksten i arrangementsavtalene mellom klubb og forbund slik at beskrivelsen av ansvarsforhold tilknyttet roller og gjennomføring av turneringer blir tydeligere. TD’enes sjekklister skal utvides og bygges opp på en slik måte at disse også blir et verktøy for utdanning og utvikling av klubbens turneringskompetanse.

2: Mer til stede
Representanter fra NGFs administrasjon skal i fremtiden til enhver tid være tilstede under et arrangement når nye spillformer eller spillformater tas i bruk.

3: Nye rutiner for protest og klager
NGF skal utarbeide et offisielt protestskjema med tydelige retningslinjer for hvem, når og hvordan eventuelle protester skal leveres, behandles og besvares.

4: Endring i roller
NGF vil iverksette tiltak for å gjøre administrasjonen mindre sårbar for uforutsette hendelser. Dette innebærer endringer i NGFs administrasjon, med økt fokus på turneringer.

Tiltakene skal være på plass før sesongstart 2018.