Utredning av GolfBox som administrasjonssystem for golf
Norges Golfforbund (NGF) har igangsatt en utredning av GolfBox for å vurdere om systemet fortsatt er det beste alternativet for golfklubbene i Norge, eller om det finnes bedre alternativer.
Målet med utredningen er å sikre at norsk golf har et administrasjonssystem som møter nåværende og fremtidige behov. Prosjektet ble vedtatt på Golftinget 2023, og arbeidet skal ferdigstilles i inneværende tingperiode.
GolfBox har vært i bruk siden 2009 og håndterer medlemsadministrasjon, turneringsstyring, handicapregistrering, økonomihåndtering og mer.
Formål og målsettinger
Utredningen skal:
- Vurdere hvorvidt GolfBox tilfredsstiller golfklubbenes behov fremover.
- Kartlegge alternative systemer og sammenligne funksjonalitet, kostnader og integrasjonsmuligheter.
- Sikre at golfklubbene blir involvert aktivt i prosessen.
- Legge til rette for en transparent prosess med bred informasjonsdeling.
Scenarioanalyse
NGF vurderer fire hovedscenarioer for administrasjonssystemet fremover:
Scenario 1
#1 Beholde GolfBox som det er, med énveis integrasjon mot andre systemer
- GolfBox fortsetter som hovedsystem med dagens enveis API-integrasjon gjennom standardintegrasjoner.
- Ingen eksterne systemer får skriverettigheter til GolfBox med unntak av økonomiintegrasjon.
- Konsekvenser: Lav risiko, men mindre fleksibilitet.
Scenario 2
#2 Beholde GolfBox men åpne for to-veis integrasjon til/fra andre systemer
- GolfBox videreføres, men med utvidede integrasjonsmuligheter via toveis API.
- Eksterne systemer kan skrive tilbake til GolfBox, noe som gir økt fleksibilitet.
- Konsekvenser: Bedre mulighet for integrasjon med eksterne verktøy og løsninger, men potensielt økte kostnader.
Scenario 3
#3 Modulbasert løsning med flere aktører
- Administrasjonssystemet kan bygges opp av flere separate systemer og tjenester, der ulike leverandører tilbyr spesialiserte løsninger for medlemsregister, turneringsadministrasjon, økonomi og booking.
- GolfBox kan være en del av løsningen, men er ikke nødvendigvis den sentrale plattformen.
- NGF definerer en teknisk arkitektur med åpne API-er, som muliggjør fleksible valg for golfklubbene.
- Konsekvenser: Gir klubbene større valgfrihet og mulighet til å velge løsninger som dekker deres behov best. Krever mer koordinering og integrasjon på tvers av systemer.
Scenario 4
#4 NGF reduserer sin rolle og fokuserer på kjernebehov
- NGF definerer kun sine kjernebehov for medlemsregister, WHS og turneringsadministrasjon, men overlater ansvaret for valg av øvrige IT-løsninger til klubbene.
- Golfklubbene står fritt til å velge egne systemer for booking, økonomi og drift, men må sikre integrasjon mot NGFs sentrale systemer.
- NGF stiller krav til åpne API-er for å sikre sammenkobling av ulike løsninger.
- Konsekvenser: Gir klubbene full frihet til å velge IT-løsninger som passer deres behov, men krever tydelige krav til integrasjon for å sikre samhandling mellom systemene. Fordelen med en felles booking-løsning kan forsvinne.
Prosess og tidsplan
Utredningen følger en trinnvis prosess:
- Kartleggingsfase: Analyse av dagens GolfBox-løsning og dens avhengigheter.
- Brukerundersøkelser: Innsamling av tilbakemeldinger fra golfklubber.
- Alternativvurdering: Sammenligning av alternative systemer.
- Sluttrapport: Funn og anbefalinger.
Sluttrapport skal leveres til styret i NGF i mai 2025, for videre behandling mot Golftinget 2025.
NGF legger vekt på åpenhet og involvering, med jevnlige oppdateringer til golfklubbene.
NGF ønsker å sikre at golf-Norge har det mest effektive og fremtidsrettede administrasjonssystemet.
Prosjektet ledes av NGF ved prosjektleder Reidar Stølan, med en styringsgruppe bestående av representanter fra golfklubber. Styringsgruppen ledes av Stein Nilsen, som sitter i styret til NGF.
Utredningen skal være ferdigstilt innen utgangen av tingperioden.
Ja, golfklubbene involveres gjennom spørreundersøkelser, workshops, styringsgruppen, klubbrådet og referansegruppen. Saken skal videre behandles i styret i NGF og legges frem som en sak for golftinget i 2025.
NGF vil lage en plan for en trygg overgang til et nytt system.
- Énveis integrasjon: Eksterne systemer kan lese data fra et sentralt system (for eksempel GolfBox), men kan ikke oppdatere eller skrive tilbake data. Alle endringer må gjøres manuelt i hovedsystemet.
- Toveis integrasjon: Eksterne systemer kan både lese og skrive data til hovedsystemet. Dette betyr at informasjon kan oppdateres automatisk på tvers av systemer, noe som gir bedre samhandling og færre manuelle oppgaver.
WHS står for World Handicap System, som er et globalt handicapsystem innført for å gjøre golf mer sammenlignbart på tvers av landegrenser. Systemet beregner en spillers handicap basert på de beste scorekortene deres, justert for banens vanskelighetsgrad. WHS brukes av NGF og golfklubbene for å sikre en rettferdig og standardisert handicapberegning.
Oppdatering publiseres på NGFs nettsider og i nyhetsbrev.
Fristen for å svare er 17. mars.
